Sistema di prenotazione online

Il sistema di prenotazione che protegge la tua giornata, non solo la tua agenda

Quasi tutti gli strumenti pubblicano ogni ora libera e considerano il lavoro finito. FlyB decide quali orari proporre — così due appuntamenti cadono di fila invece che uno alle 8 e uno alle 17 — e li distribuisce a tutto il team da un unico link.

Guarda come funziona

Piano gratuito, senza carta. La tua pagina di prenotazione è online in pochi minuti.

Google Calendar sincronizzato nei due sensi, per professionista
Un link, tutto il team, quattro modi di distribuire
Prenotazioni, CRM, e-mail e pagamenti nello stesso posto

Un'agenda aperta non è disponibilità. È una giornata già persa.

Pubblica ogni ora libera e il primo paziente prende le 8, il secondo le 17, e una giornata che poteva contenere sei appuntamenti ne contiene due — con sette ore morte in mezzo che nessuno prenderà mai. Lo strumento ha fatto esattamente quello che gli hai chiesto. Il problema è proprio questo: nessuno gli ha chiesto di proteggere la forma della tua giornata.

Tutto pubblicato

2 appuntamenti. Giornata persa.

FlyB, sequenziale

2 appuntamenti. Pomeriggio libero.

Prenotato
Libero
Tempo morto

Gli stessi due appuntamenti, le stesse regole, la stessa agenda. L'unica differenza è quali orari la pagina ha proposto: è la modalità «sequenziale» qui sotto.

Intelligenza degli orari

Sei tu a decidere come vengono proposti gli orari liberi

Un'impostazione su ogni agenda, applicata dopo aver filtrato i conflitti: tutto quello che il visitatore vede è davvero prenotabile — solo che non è tutto ciò che è prenotabile.

Tutti gli orari del giorno

Mostra tutti gli orari liberi del giorno scelto. È la risposta giusta quando la tua giornata è già strutturata, o quando la libertà di scelta del visitatore conta più della forma della giornata.

Sequenziale crescente

Propone un orario al giorno: il primo ancora libero. Gli appuntamenti si impilano dall'inizio della giornata e il pomeriggio resta intero, invece di essere spezzato da una prenotazione delle 17.

Sequenziale decrescente

La stessa regola dall'altro capo, riempiendo la giornata all'indietro. Serve a chi usa la mattina per procedure, produzione o lavoro di concentrazione e vuole che gli appuntamenti chiudano la giornata.

Prioritari per primi

Segna gli orari che vuoi davvero vedere occupati. Finché ne resta uno libero in giornata, gli orari ordinari di quel giorno restano nascosti: si riempiono i tuoi preferiti senza che nessuno sappia che ce n'erano altri.

Un orario occupato fa avanzare la sequenza
La regola si applica dopo aver tolto ciò che è già prenotato e ciò che è occupato su Google, quindi nell'istante in cui le 8 vengono prese la pagina inizia a proporre le 9. Nessuna giornata sembra vuota perché il suo unico orario proposto è sparito.
Ferie che bloccano davvero
Registra un periodo di ferie e quei giorni non generano alcun orario — e una pagina rimasta aperta sul telefono di qualcuno non può inviare un orario che ha smesso di esistere, perché viene ricontrollato al momento della prenotazione.
Una finestra di prenotazione tua
Decidi con quanto anticipo si può prenotare, contato nel fuso dell'agenda stessa, così la finestra non si apre né si chiude un giorno prima per un visitatore di un altro Paese.

Prenotazioni per team

Un link. Tutto il team. Senza un foglio di calcolo che decide di chi è il turno.

Ogni persona con la propria agenda, collegata al proprio account Google, e un unico link che decide chi incontrerà ogni visitatore.

Un link di prenotazione che è una coda, non un indirizzo

Metti cinque commerciali o tre dentisti dietro un solo link breve: sul biglietto da visita, nella firma e-mail, sotto un QR code. Ogni visita ne sceglie uno secondo la regola che imposti, porta il visitatore direttamente sulla pagina di quella persona e rispetta il suo Google Calendar. Un'agenda spenta non riceve nessuno — ed è anche così che si va in ferie.

Rotazione equa
Uno alla volta, in sequenza: A, B, C, A. Tutti ricevono lo stesso numero di visite, e due persone che scansionano lo stesso QR code nello stesso secondo finiscono comunque su agende diverse.
Chi riceve prima
Confronta il primo orario davvero libero di ogni agenda e manda il visitatore da chi può vederlo prima. Quando più persone sono libere nello stesso istante, sceglie a sorte tra loro.
Chi ne ha ricevuti meno
Conta quante persone hanno prenotato con ciascuno nel periodo che imposti e manda il visitatore successivo a chi ne ha ricevuti meno — così chi è stato via qualche giorno recupera da solo.
Casuale
Un semplice sorteggio a ogni visita. È l'opzione onesta quando nessun altro criterio è equo, ed è quella a cui ricorrono tutte le altre regole piuttosto che far aspettare qualcuno.

Chi ha già parlato con qualcuno ritrova la stessa persona

La persona a cui il visitatore è stato indirizzato resta memorizzata sul suo dispositivo, quindi chi torna per spostare l'appuntamento ritrova lo stesso professionista invece di passare al nome successivo del turno. Una rotazione che perde il filo del discorso non ha distribuito niente.

Tutto già collegato

La prenotazione è l'inizio, non il risultato

Uno strumento di prenotazione ti restituisce una voce di calendario. Una piattaforma ti restituisce un contatto, una conversazione, un numero e un pagamento — senza niente da integrare.

CRM nativo, non un'integrazione

Ogni prenotazione crea o aggiorna un contatto e può spostarlo da sola nella fase giusta della tua pipeline. Vedi tutto lo storico — cosa ha prenotato, cosa ha risposto, cosa ha pagato — su una scheda sola, senza collegare niente.

E-mail che partono da sole

Conferma, promemoria che programmi tu, cancellazioni e spostamenti partono dalla piattaforma stessa, nella lingua dell'ospite e con le tue istruzioni allegate. Chi è responsabile dell'agenda riceve copia.

Analytics della pagina di prenotazione stessa

Guarda quante persone hanno aperto la pagina, da dove arrivavano e quale campagna le ha portate — non solo quante hanno prenotato. I link brevi e i QR code che distribuisci sono misurati allo stesso modo, così distingui un volantino da una bio Instagram.

Incassa sulla stessa pagina

Costruisci una pagina con checkout Stripe e incassa dove il visitatore già si trova. Fai pagare l'appuntamento, vendi un pacchetto o chiedi un acconto che renda costoso non presentarsi.

Google Calendar nei due sensi

Ogni agenda si collega al proprio account Google. Gli eventi già presenti nascondono gli orari che occupano, e una prenotazione confermata viene riscritta lì con il link Meet: nessuno si ritrova doppio per colpa della propria vita.

Le domande che ti servono davvero

Aggiungi campi tuoi al modulo di prenotazione — assicurazione, numero di pratica, cosa portare — e le risposte arrivano sulla scheda del contatto, pronte prima che l'appuntamento cominci.

Come funziona

Cosa rende intelligente un sistema di prenotazione online

Che cos'è un sistema di prenotazione online?

Un sistema di prenotazione online è una pagina in cui il tuo cliente sceglie da solo un orario disponibile, e l'appuntamento entra direttamente nella tua agenda senza telefonate né scambi di messaggi.

La versione di base esiste da anni: pubblica i tuoi orari, lascia scegliere le persone, sincronizza con un calendario. Elimina il rimpallo telefonico e, per chi lavora da solo con una routine stabile, spesso basta.

Smette di bastare nel momento in cui il tuo tempo è il prodotto. Allora la domanda non è più se le persone riescono a prenotare, ma quali orari prenotano — perché gli stessi due appuntamenti possono costarti due ore o dieci, a seconda soltanto di dove cadono.

Perché raggruppare gli appuntamenti vale più che riempire l'agenda

Due appuntamenti prenotati di fila lasciano un blocco di tempo libero utilizzabile, mentre gli stessi due sparsi nella giornata non lasciano niente di cui tu possa fare qualcosa.

Il tempo frammentato non è tempo libero. Un'ora tra due appuntamenti non basta per iniziare nulla che richieda concentrazione, quindi diventa attesa — e una giornata con quattro di quei buchi è stata comprata, di fatto, da clienti che ne hanno pagate due ore.

La soluzione non è lavorare più ore. È decidere quali ore proporre. Proporre l'orario più presto ancora libero di ogni giornata, invece di tutti gli orari liberi, impila le prenotazioni da un capo e lascia l'altro intero. Non viene nascosto niente che non sia prenotabile: la pagina propone semplicemente il successivo invece di tutti.

La stessa logica funziona al contrario quando è la mattina a dover essere protetta, e c'è una terza versione per chi sa già quali orari vuole pieni: segnali come prioritari, e gli orari ordinari della giornata restano fuori vista finché ne resta uno prioritario.

Come un intero team condivide un solo link di prenotazione

Ogni professionista mantiene la propria agenda e il proprio account Google, e un unico link decide a quale di loro viene mandato ogni visitatore.

L'alternativa è quello che la maggior parte dei team fa davvero: pubblicare cinque link e lasciar scegliere il cliente, oppure pubblicare il link di una persona e smistare l'eccedenza a mano. Il primo manda tutti da chi compare per primo nell'elenco; il secondo trasforma la reception in un router.

Un link di distribuzione risolve entrambi. Scegli la regola — rotazione equa, disponibilità più vicina, chi ne ha ricevuti meno, o sorteggio — e ogni visita viene assegnata prima ancora che la pagina di prenotazione carichi. Il visitatore non vede mai un elenco di nomi e non sa mai che è stata presa una decisione.

Due cose la rendono sicura da puntare su persone reali. Un'agenda spenta non riceve nessuno, quindi andare in ferie è un clic e non richiede di modificare il link. E il professionista assegnato al visitatore resta registrato, quindi tornare per spostare l'appuntamento porta alla stessa persona invece di far ripartire il turno.

Cosa fare con chi non si presenta

I promemoria inviati automaticamente prima dell'appuntamento e un acconto incassato al momento della prenotazione sono le due cose che riducono le assenze in modo costante.

Non presentarsi quasi mai è una decisione: di solito è un appuntamento preso tre settimane prima da qualcuno che se n'è dimenticato. I promemoria che programmi tu, inviati nella lingua dell'ospite e con le tue istruzioni allegate, recuperano gran parte di questo.

Il resto è impegno. Una pagina con checkout Stripe permette di incassare un acconto o l'intero importo lì dove il visitatore già si trova, e questo cambia il conto del non presentarsi. È la stessa piattaforma, quindi il pagamento, la prenotazione e il contatto sono un unico record e non tre sistemi da riconciliare.

Prenotare tra fusi orari diversi

La tua disponibilità è scritta nel tuo fuso e mostrata a ogni visitatore nel suo, così nessuno deve fare il calcolo che produce un appuntamento mancato.

Un'agenda ha un solo orologio: quello dell'attività. Le regole, i giorni di chiusura e tutti gli orari pubblicati vengono letti su quell'orologio, e ognuno viene pubblicato anche come istante esatto, così il visitatore che si trova in un altro Paese vede l'ora locale giusta sul proprio dispositivo.

Questo pesa soprattutto nei giorni in cui è facile sbagliare. Il cambio dell'ora legale è risolto all'origine: l'ora che l'orologio salta non genera alcun orario prenotabile, perché due appuntamenti non devono mai cadere sulla stessa ora fisica.

Domande

Domande frequenti

Quello che si chiede prima di creare la prima agenda.

Il sistema di prenotazione online è davvero gratuito?

Sì. Il piano gratuito include già una pagina di prenotazione funzionante con un link tutto suo, e puoi creare l'account senza carta di credito. I piani a pagamento alzano i limiti: più agende, più link brevi e più di tutto il resto della piattaforma.

Si collega a Google Calendar?

Sì, nei due sensi e agenda per agenda. Ogni professionista collega il proprio account Google: gli eventi già presenti nascondono gli orari che occupano, e una prenotazione confermata viene riscritta lì, con link Meet quando l'appuntamento è a distanza.

Posso impedire prenotazioni negli orari che preferisco tenere liberi?

Sì, in tre modi: definendo le regole settimanali che generano gli orari, togliendo singoli orari che non vuoi proporre e registrando periodi di ferie che non ne generano nessuno. Sopra a tutto questo, la modalità di presentazione decide quanti degli orari liberi rimasti vengono mostrati ogni giorno.

Come fa il link a sapere a quale persona mandare ogni visitatore?

Scegli la regola quando crei il link — rotazione equa, disponibilità più vicina, chi ne ha ricevuti meno nel periodo che imposti, o casuale — e viene applicata a ogni visita, tra le agende che in quel momento stanno accettando prenotazioni.

E se qualcuno del team va in ferie?

Spegni la sua agenda e smette subito di ricevere visitatori, senza modificare il link. Chi era già stato assegnato a quella persona viene ridistribuito alla visita successiva, e riaccendere l'agenda la rimette nel turno.

Posso far pagare l'appuntamento?

Sì. Puoi costruire una pagina con checkout Stripe per far pagare l'appuntamento, vendere un pacchetto o chiedere un acconto — sulla stessa piattaforma, quindi il pagamento resta sulla stessa scheda contatto della prenotazione.

Il mio cliente deve creare un account per prenotare?

No. Apre il link, sceglie giorno e ora, compila i campi che hai chiesto e riceve l'e-mail di conferma. Non c'è niente da installare né alcuna registrazione da fare.

Funziona in più lingue?

Sì. La pagina di prenotazione appare nella lingua del visitatore, e le e-mail che i tuoi ospiti ricevono seguono la stessa regola, così puoi servire clienti di Paesi diversi con una sola agenda.

Prenotazioni per il tuo settore

Lo stesso sistema, impostato attorno a come ognuno di questi vive la propria giornata.

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